Wikis in Unternehmen – So wird Ihr Unternehmens-Wiki zum Erfolg

Mittlerweile werden immer mehr Wikis in Unternehmen als Ergänzung oder sogar als Ersatz für das Intranet etabliert. Die Wikis in Unternehmen haben dabei jedoch nichts oder nur wenig mit dem weltweit größten, für alle Internetnutzer zugänglichen Wiki Wikipedia zu tun. Wikipedia wurde als ein Wissensnetzwerk für alle Nutzer des Internets geschaffen, welches jeder mit seinem Wissen ergänzen und bereichern kann. Mehr kann die Online-Enzyklopädie jedoch im Grunde genommen nicht leisten. Wikis in Unternehmen werden hingegen dazu eingesetzt, alle Mitarbeiter auf dem neusten Informationsstand zu halten, Dokumente über mehrere Abteilungen hinweg zu sichten und zu bearbeiten, sowie untereinander zu bestimmten Thematiken Lösungen zu diskutieren. Derzeit steigen immer mehr Firmen von der häufig als starr, unübersichtlich und nur wenig aktualisiert geltenden internen Unternehmenskommunikation über das so genannte Intranet auf die Einführung eines Unternehmenswikis um. Die Vorteile liegen dabei vor allem in der für alle Mitarbeiter relativ leichten Erlernbarkeit der Bedienung, den schnellen Zugriffsmöglichkeiten und besonders in den für jeden Mitarbeiter gleichen Möglichkeiten der Bearbeitung von Einträgen. Darüber hinaus entfällt die häufig im Intranet vorherrschende tägliche E-Mailflut an alle Mitarbeiter, welche in den meisten Fällen nur Informationen für einige wenige Firmenangehörige beinhaltet und bei allen
anderen im virtuellen Papierkorb landet. Diesem Zeit und Nerven raubenden Informationsgewirr steht eine leicht überschaubare Wikioberfläche gegenüber, aus der sich jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen selbst herauspicken kann. Ebenso im Gegensatz zum Intranet, wo nur dem Administrator und einigen wenigen Eintragseditoren der Zugriff und die Veränderung von Informationen möglich ist, schafft die Einführung eines Wikis eine hierarchiefreie Kommunikations- und Arbeitsoberfläche für unternehmensinterne Diskussionen, Informationen und abteilungsübergreifende Planungsprozesse. Auch ganze Arbeitsabläufe, die eine schriftliche Ausarbeitung über mehrere Abteilungen erfordern, können über das firmeninterne Wiki abgewickelt werden. Bevor Wikis in Unternehmen die Kommunikation aller Mitarbeiter untereinander sicherstellen können, müssen sie geplant, programmiert, angelegt und mit einer ansprechenden Oberfläche im Corporate Design der Firma versehen werden. Letzteres dient vor allem dazu, eine bessere Identifikation der Mitarbeiter mit dem neuen Kommunikations- und Informationsmedium zu erlangen. Anschließend sollten die Funktionen des jeweiligen Wiki durch eine Testergruppe genaustens unter die Lupe genommen werden, um
Fehler oder unklare Abläufe zu erkennen und von vorn herein auszumerzen. Danach kann das Wiki für alle Mitarbeiter frei geschaltet und im Anschluss an funktionserläuternde Schulungen in Betrieb genommen werden. Um das Ganze reibungslos am Laufen zu halten, sollten entweder einige Mitarbeiter mit der Qualitätssicherung der Funktionen und der Oberfläche beauftragt oder aber – um nicht erneut Hierarchien zu schaffen, wo keine nötig sind – allen Mitarbeitern spezielle Feedbackmöglichkeiten an die Hand gegeben werden, um Unklarheiten oder Fehler schnell an die zur Fehlerbehebung ausgewiesene Einheit weitergeben zu können. Ingesamt werden sich aufgrund der vielen erkennbaren Vorteile, die auch die
Erweiterbarkeit und langfristige Kostenersparnis betreffen, Wikis in Unternehmen ganz klar immer mehr durchsetzen.